Nuorisoseura Harmonikka ry:n rekisteri- ja tietosuojaseloste

Nuorisoseura Harmonikka ry noudattaa tietosuoja-asioissaan ja rekisterien käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä soveltuvaa kansallista lainsäädäntöä. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä.

Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

Tietosuojaselosteen pääkohdat:

  1. Rekisterinpitäjä
  2. Rekisteröidyt
  3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
  4. Rekisteriin tallennettavat henkilö- ja muut tiedot
  5. Rekisteröidyn oikeudet
  6. Säännönmukaiset tietolähteet
  7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
  8. Käsittelyn kesto
  9. Henkilötietojen käsittelijät
  10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
  11. Tietoturva
  12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
  13. Yhteydenotto
  14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

1. Rekisterinpitäjä

Nuorisoseura Harmonikka ry

Yhteystiedot:

Nuorisoseura Harmonikka ry

Milla Soikkanen

Kaukaantie 7, 52200 PUUMALA

puh. 040 740 8830

sähköposti: milla@nuorisoseuraharmonikka.fi

2. Rekisteröidyt

Rekistereissä käsitellään asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, jäsenien, työntekijöiden, luottamushenkilöiden, yhteistyökumppaneiden sekä vapaaehtoiseksi, kilpailuihin ja arvontoihin sekä tapahtumiin ilmoittautuneiden tai osallistuneiden henkilötietoja.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Nuorisoseura Harmonikka ry:n henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden tai muiden niihin verrattavien suhteiden sekä niistä johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden hoitaminen; Nuorisoseura Harmonikka ry:n nykyisten ja tulevien palveluiden ja/tai tuotteiden suunnittelun, toteutuksen, ylläpidon ja edelleen kehittämisen mahdollistaminen sekä lisäarvon luominen Nuorisoseura Harmonikka ry:lle asiakas- ja sidosryhmäyhteydenpito; markkinointitoimenpiteiden suorittaminen; sekä mielipide- ja markkinointitutkimus.

Henkilötietoja käsitellään vain Nuorisoseura Harmonikka ry:n omien sääntöjen sallimissa rekistereissä yhdistyksen toiminnan sujuvuuden mahdollistamiseksi.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilö- ja muut tiedot

Rekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:

  • koko nimi ja yhteystiedot (esim. postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä maa)
  • yksilöintitiedot (esim. sukupuoli ja syntymävuosi)
  • asiakkuuden ja sidosryhmäsuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (esim. asiakasnumero, asiakasryhmä, äidinkieli, uutiskirjeen lähetysmuoto ja -aika, lahjoitus- ja maksutiedot, laskutustiedot, pankkitilitiedot sekä asiointia koskevat muut tarpeelliset tiedot)
  • tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa
  • laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (kuten www-sivuston osoitteet, laitetunnus, MAC-osoite, laitteistomalli, käyttöjärjestelmä sekä IP-osoite) sekä
  • muut Nuorisoseura Harmonikka ry:n järjestämien tapahtumien, kampanjoiden, luottamushenkilötoiminnan, vapaaehtoistoiminnan ja tukemisen asianmukaisen ja onnistuneen järjestämisen sekä niihin osallistumisen kannalta tarpeelliset tiedot

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköpostilla osoitteeseen milla@nuorisoseuraharmonikka.fi tai kirjallisesti osoitteeseen: Nuorisoseura Harmonikka ry c/o Milla Sorsa Hevosmiehenkatu 4 C 55100 Imatra.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkastaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset, puutteelliset ja/tai vanhentuneet tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Nuorisoseura Harmonikka ry käsittelee poistopyynnön, jonka jälkeen joko tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä tai ilmoitetaan perusteltu syy, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että henkilötietoja käsiteltäessä rikotaan lakia tai voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia kiistanalaisten tietojen käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerättävät henkilötiedot ovat pääasiassa rekisteröidyn itsensä Nuorisoseura Harmonikka ry:lle antamia tietoja tai verkkosivuston käytöstä muodostettuja tietoja. Tietoja saadaan rekisteröidyltä mm. www-lomakkeilla, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista tai vastaavista tilaisuuksista ja muista tilanteista joissa henkilö luovuttaa tietojaan.

Nuorisoseura Harmonikka ry kerää henkilötietoja suoraan esimerkiksi seuraavissa yhteyksissä:

  • Nuorisoseura Harmonikka ry:n verkkosivustoa käytettäessä;
  • uutiskirjettä tai muuta materiaalia tilattaessa;
  • palautetta annettaessa tai muutoin Nuorisoseura Harmonikka ry:een yhteydessä oltaessa;
  • Nuorisoseura Harmonikka ry:n asiakaskyselyihin vastattaessa;
  • ilmoittauduttaessa ja osallistuttaessa Nuorisoseura Harmonikka ry:n järjestämään toimintaan, tapahtumiin, kampanjoihin, vapaaehtoistoimintaan ja tukemiseen; sekä
  • osallistuttaessa Nuorisoseura Harmonikka ry:n järjestämiin kilpailuihin ja arvontoihin.

Mikäli rekisteriin annetaan muita kuin rekisteröityä itseään koskevia tietoja, tulee tiedonantajan vakuuttaa, että hänellä on oikeus tällaisten tietojen ilmoittamiseen.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Nuorisoseura Harmonikka ry:n ulkopuolelle. Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla tai mikäli Nuorisoseura Harmonikka ry katsoo muutoin harkintansa perusteella olevan perusteltu syy tietojen luovuttamiseen.

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Nuorisoseura Harmonikka ry:n valtuuttamat henkilöt voivat käsitellä henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Tarvittaessa henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa kolmannelle osapuolelle kuten tilitoimistolle.

Nuorisoseura Harmonikka ry on antanut jäsenrekisterinsä ylläpidon kattojärjestönsä Suomen Nuorisoseurat ry:n tehtäväksi.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

11. Tietoturva

Nuorisoseura Harmonikka ry pyrkii kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja esimerkiksi luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, väärinkäytökseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta tai muulta laittomalta käsittelyltä.

Nuorisoseura Harmonikka ry rajoittaa henkilötietoja käsittelevien henkilöiden piiriä niin, että tietoihin pääsevät käsiksi vain Nuorisoseura Harmonikka ry:n toimijat, joiden on tehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja. Sähköiset rekisterit ja niihin tallennetut tiedot on suojattu yksilöllisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

Tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan rekisteröidylle sekä toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

13. Yhteydenotto

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä ensi sijassa sähköpostitse osoitteeseen milla@nuorisoseuraharmonikka tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Nuorisoseura Harmonikka ry

Milla Soikkanen

Kaukaantie 7
52200 PUUMALA

puh. 040 7408830

sähköposti: milla@nuorisoseuraharmonikka.fi

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Nuorisoseura Harmonikka ry kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.


Nuorisoseura Harmonikka ry suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.